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2012년 1월 10일 화요일

GTD 이렇게 한번 해볼까?

이미지 출처 링크

평소 머리속에 떠오르는 상념들을 정리하고, 해야할 일들을 체계적으로 관리하기 위한 방법을 찾던 중 데이비드 알렌의 GTD 라는 것이 있다는 것을 알게되어 이를 응용해 사용해 볼까 합니다.

GTD에 대해서는 많은 블로그에서 설명하고 있지만.. 저는 Future Shaper ! 블로그를 참고하여 적용하였습니다. GTD에 대해 좀더 자세히 알고 싶으신 분들은 위의 블로그를 참고 하는 것도 좋을 듯 합니다.
이 후 <상세내용> 링크는 모두 위의 블로그 해당 포스트로의 링크를 첨부 하였습니다.


GTD 란? <상세내용>
GTD 원칙
GTD의 첫번째 원칙은 모든 열린 고리를 머리에서 꺼집어내서 외부에 기록.
GTD의 두번째 원칙은 그렇게 꺼낸 "열린 고리"들을 규칙적으로 검토하며 처리.


GTD 수행 단계
수집해야할 일을 수집하는 단계. 머리에 떠오르는 생각, 주어진 업무 등 해야할 일을 어디서나 바로 꺼낼 수 있는 수집함에 수집. 최초 수집이후 수시로 수집을 하며, 1주일에 한번 주간 수집을 권함.
처리 : 수집함에 있는 일들을 꺼내 어떻게 처리할지를 판단. 한번 수집함에서 꺼낸 것은 다시 수집함에 넣지 않는다. 먼저 해야하는 일인지 하지 않아도 돼는 일인지를 구분한다.
- 하지 않아도 되는 일
  ˚ 필요없는 일 -> 쓰레기통
  ˚ 해야할 일은 아니지만 나중에 참고용으로 쓸 수 있는 것 -> 참고함
  ˚ 나중에 할 수도 있는 일 -> Someday/Maybe
- 해야할일
  ˚ 일을 해야하는 날짜가 정해져 있는 일 -> 달력(여기의 일은 꼭 수행.)
  ˚ 날짜가 정해져 있지는 않지만 근 시일내에 해야할 일 -> Next Action
정리위에서 분리한 것들을 한번에 찾아서 실행 할 수 있도록 정리를 한다. 이때 Tickler 폴더(43파일)와 각 일을 수행할 상황별로 정리하는 것이 좋음.
검토 : 1주일에 한번 전반적인 사항을 검토.
실행 : 해야할 일들을 실행. 가장 먼저 그날 해야할일 (달력)를 수행. 이후 상황에 맞게 Next Action -> Someday/Maybe 순서로 실행.


GTD 준비 <상세내용>
GTD 준비에 가장 첫번째 단계로는 보관함들을 준비해야하는데요. 원래는 온오프라인에서 모두 적용을 해야하겠지만.. 전 우선 온라인에서만 적용해 볼 생각으로 온라인에서의 보관함만 선정하였습니다.


GTD 보관함.
목적
도구
보관함 이름
설명
태그
수집함에버노트임시수집단계
참고함에버노트Reference처리 - 처리할일이없을때카테고리태그
나중에할일에버노트Someday/Maybe처리 - 급하지않은일프로젝트태그
카테고리테그
Tickler태그
상황태그
To Do List에버노트Next Action처리 - 다음에 할 일프로젝트태그
카테고리테그
Tickler태그
상황태그
달력구글캘린더내 캘린더처리 - 특정 날짜에 할일프로젝트태그
카테고리테그
Tickler태그
상황태그
완료에버노트완료완료 - 완료된 일카테고리태그

이 후 각각의 보관함에서 지금 할 수 있는, 해야하는 일을 쉽게 찾을 수 있도록 태그를 정리하였습니다.
특히나 Tickeler 파일(43폴더)와 각 상황에 따른 분류를 태그로 정리하여 손쉽게 접근 할 수 있도록 하였습니다.

GTD 태그
Tickler 태그
43테그. 월별 12개 날짜별 31개의 태그를 이용해 날짜별로 관리.
  • Month (01~12)
  • Date (01~31)
  • Someday
상황 태그
일을 할 수 있는 상황 장소에 따라 분류
  • 사무실
  • 외출-심부름
  • 컴퓨터-(온라인/폰)
  • 전화
  • Read
  • Anywhere
프로젝트 태그
해야할 일이 하나이상일 경우
  • 세부 프로젝트 별 테그
카테고리 태그
일의 관련 내용에 따라 분류
  • 세부 카테고리 별 테그

GTD 세부 실행 계획.
아래표와 같이 정리하여 GTD 실행. 각 과정 자세 설명은 링크를 통해 들어가서 살펴보시기 바랍니다.

마지막 완료단계는 개인적으로 추가한 단계로 프로젝트를 하나로 묶어서 수행하는 것이 아닌 개별 단계로 수행하여 개별 단계가 완료되면 다음 해야할일이 있는지를 판단하고 해당 일이 지금 해야하는지 나중에 해도 되는지를 판단하여 다시 수행하기 위해 처리 단계부터 다시 수행하도록 하였습니다.
모두 완료된 일들은 폐기하는 것이 아닌 나중에 혹시 확인 할 수 있도록 완료함에 보관하도록 하였습니다.

GTD 계획
수집 수집 중간에 처리를 하지 않는다.
  • 최초수집 
  • 주간수집 - 금요일 저녁 일과 끝나고... 
  • 수시수집
|
처리 한번에 하나씩, 꺼낸 것은 다시 넣지 않는다.

이것은 무엇인가? 실행할 거리가 있는가?
->
(No)
  • Reference
  • Someday/Maybe
  • 쓰레기통
∨ (Yes)
다음에 해야하는 일이 무엇인가?
->
(하나이상)

<-
  • Project
  • Project Plan
∨ (Yes)
2분안에 할 수 있는가?
->
(Yes)
  • Do It
∨ (No)
내가 할 것인가?
->
(No)


  • 떠넘김
∨ (결과를 기다림?)
  • Wait
∨ (No)
기록
->
  • Calendar
  • Next Action
|
정돈 각 보관함의 태그를 정리하여 다음단계에서 상황에 맞게 쉽게 찾아서 실행 할 수 있도록 한다.
  • Tickler 태그
  • 상황 태그
  • 카테고리 태그
|
검토 수시로 - 여유 시간 있을 때마다
  • 달력 => 상황(특정 장소 상황에 할 수 있는 일 => 어디서든 할 수 있는 일) => Someday/Maybe 순서로 검토.
|
실행
  • 상황 => 시간 => 기력 => 중요도 순서로 고려하여 실행.
|
완료
다음으로 해야할 일이 있는가?
->
(Yes)
  • 처리
∨ (No)
  • 완료

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